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Apprendre à travailler par itérations

  • Méthode agile simplifié

  • Périodicité de réunion et de mise en commun du groupe

  • Rétrospective du groupe

  • Les prochains petits pas

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Avantages / Inconvénients du travail à distance

Y a-t-il toujours besoin du numérique, n'est ce pas mieux de se voir en vrai ? Gatien de Cooptic et Mathieu de Ritimo répondent à cette question.

Quelques remarques de bon sens, mais qui sont importantes dans un contexte pas habituel ni naturel de télétravail.

Ce qui facilite le télétravail

  • dans la mesure du possible, avoir un espace dédié, isolé pour télétravailler
  • se lever régulièrement et faire un peu d'exercice, s'hydrater (donc de l'eau ;) )
  • faire des coupures régulières de l'écran, et de grandes pauses de temps en temps
  • avoir des règles avec sa famille ou sa collocation pour être sur de ne pas être sollicité
  • se fixer des objectifs pour la journée et rendre compte en fin de journée si l'on a avancé comme prévu
  • dans les moments de déprime générale (confinement, attentats, ..) mais aussi quand ca va quand même bien, passer du temps à prendre soin de vous, et des autres, même virtuels, cela fait du bien de se faire des calinternet ❤️!

Des choses à éviter en télétravail

  • ne pas être en contact régulier avec ses collègues et collaborateurs, même un simple coucou par tchat ou une pause café virtuelle sont importants
  • travailler à des horaires tardifs et trop décalés, ou du moins si cela a pour vous des avantages pour gérer votre vie de famille de travailler en décalé, vérifier toutefois de ne pas travailler plus que d'habitude.
  • oublier les pauses repas, se perdre des heures dans une tâche de travail (c'est à vous de vous imposer un rythme)
  • avoir les réseaux sociaux et les divertissements type jeux vidéos, films et série télés à disposition : on a l'habitude chez soi d'avoir un usage plus récréatif de l'informatique, attention de séparer les temps récréatifs des temps de travail!

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Base de données coopératives


Créons notre base de données coopérative de pépites

Vivons en interne les possibilités offertes par le YesWiki sur les bases de données, en 2 étapes:
  • étape 1 : remplir le formulaire ci dessous :

Saisir une fiche :  Ressources pépites

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  • étape 2 : voir les résultats dans le menu du haut Participants, puis sous menus "Nos partages de liens pépites", "Nos images libres de droit", "Nos citations et proverbes partagés". Si tous les participants jouent le jeu, nous auront créé une liste de 100 liens, 50 photos et 50 proverbes, en moins de 10 min d'investissement personnel!

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ATTENTION : lien sur youtube, une nouvelle version de YesWiki est en préparation et les vidéos seront refaites et disponibles sur les plateformes libres.
- https://www.youtube.com/playlist?list=PLaQm6xd2SrjYXoYn-mwgDz6nPBEhe7l_L : les tutoriels vidéos de Gatien Bataille de Cooptic pour toutes les étapes d'utilisation de YesWiki
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Choisir les outils adaptés à mon projet


Outils coopératifs informatique


Boite à outils reprise de l'excellent site https://cocotier.xyz de Laurent Marseault (sous licence Creative Commons BY SA)

Choisir le "bon" outil implique de se mettre d'accord sur les usages attendus. Pour cela, utilisez la phrase magique :
  • En tant que... je souhaite que... afin de...
  • ensuite vous pourrez choisir outil à votre pied
Communication synchrone
Communication asynchrone
Pour co-écrire
Se synchroniser
Jouer avec les contenus
S'organiser, suivre un chantier
Cartographier des gens, des projets, des actions
Réaliser une gare centrale
Télétravailler
Et trouver plein d'autres outils potentiellement collaboratifs
Et à suivre de très très près :

Où héberger ses outils sans être un·e spécialiste ?

On peut avoir envie de disposer de son propre hébergement et nom de domaine, pour faire connaitre son projet sur Internet, et avoir la souveraineté totale sur son projet. Mais à ce stade, cela nous semble prématuré. D'abord expérimentons avec des services en lignes, prototypons, avant de se lancer sur une démarche certes nécessaire à moyen terme, mais chronophage.

Notre recommandation à ce stade : plutôt soustraiter la partie technique à des spécialistes, ou passer par des services en ligne éthiques (cela aura un coût, mais vous gagnerez du temps car c'est un univers à part entière, et il sera difficile de se transformer en spécialiste rapidement, il faut pratiquer longement).

Mais, pour les plus à l'aise (compétences d'administration linux recommandées), il existe des outils pour s'autohéberger comme Yunohost , une distribution linux pour faire son serveur linux avec une interface d'installation d'outils. On peut commencer à jouer avec sur un vieil ordinateur chez soit ou un raspberry pi, pour


Trouver des services libres chez les chatons

logo chatons
CHATONS est le Collectif des Hébergeurs Alternatifs, Transparents, Ouverts, Neutres et Solidaires. Ce collectif vise à rassembler des structures proposant des services en ligne libres, éthiques et décentralisés afin de permettre aux utilisateur⋅ices de trouver rapidement des alternatives respectueuses de leurs données et de leur vie privée aux services proposés par les GAFAM (Google, Apple, Facebook, Amazon, Microsoft).

👉 https://chatons.org/fr/accueil_v2 : accueil du site chatons, avec des moteurs de recherche par service, ou par carte
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Clarifier et parler de son projet

De la naissance à la réalisation

Les 4 principales étapes du cycle d'un projet

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Le rêve

C'est l'instant de création où tout est possible mais qu'il convient de rapidement faire passer d’un projet personnel vers un projet en commun.
Cette étape nécessite donc de pouvoir exprimer son idée clairement, par plusieurs canaux et auprès d'un public varié.
Afin que le mélange des différentes idées donne naissance à un concept commun clair.

La planification

c'est le processus où nous transformons le possible en probable.
Une étape où nous testons la validité de nos choix dans la réalité de notre environnement.

L’ action

C'est l’étape où nous basculons de la théorie à la pratique dans un mélange d’actes concrets, de gestion, d’organisation et d’évaluation de l’avancement.

La célébration

C'est le moment où nous faisons l'inventaire de ce que nous avons appris sur nous- mêmes, sur le groupe et sur la relation entre l'environnement et nous. C’est le moment où nous pouvons honorer notre travail, celui des autres et évaluer avec discernement les différents changements que ce cheminement a produit en nous.
Cette étape est aussi le moment pour évaluer le projet et pour penser à la documentation à propos du projet (pour en permettre l'essaimage).
image etapesprojetcollectif.png (0.1MB)
Chaque projet commence par le rêve d’une personne mais sur 1000 rêves il ne s’en réalise quasiment qu’un.

Les pertes se font à chacune des 4 étapes

  • Blocage au stade de rêve : nous ne partageons pas, ou plus nos rêves, alors que c’est un processus créateur. Nous ne permettons pas aux autres de trouver une place dans notre rêve.
  • Blocage au stade de la planification : c’est une étape qui peut paraître compliquée. Elle n’est plus dans la fluidité des rêves et n’est pas encore dans l’action et ses résultats visibles.
  • Blocage au stade de l'action : Le moment de quitter la théorie est une étape particulière.
  • Blocage au stade de la célébration : c’est une étape que nous avons tendance à négliger et qui peut écourter la durée de vie d’un projet.

Pour optimiser les chances de réussite d’un projet nous devrions essayer d’équilibrer ces 4 étapes.
Nous devrions prendre soin de ne pas en négliger une, par rapport à une autre.
Cela signifie, par exemple, que nous devrions réserver 25% du budget pour l’étape de la célébration.



Pour aller plus loin

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Décider ensemble, prioriser et partager les tâches

Décider dans le collectif

Un enjeu bien réel


Tout collectif vit au rythme des décisions qu'il prend (ou pas). La façon dont se prennent les décisions est souvent un sujet sensible.
Elle est intimement liée aux dimensions de pouvoir et de gouvernance. Plusieurs facteurs peuvent avoir une influence : la taille du groupe et sa composition, le type de décision à prendre, le temps dont on dispose, l’état des relations et la confiance entre les membres, les rapports de force en présence, etc.
Deux écueils sont potentiellement au rendez-vous : l'absence de démocratie ou une démagogie pseudo-participative qui se termine soit par la paralysie de l'action, soit par la prise de pouvoir d'un petit nombre ;-(
Savoir décider est donc un enjeu bien réel pour le collectif !

Les modes de décision

On distingue trois grands types de prise de décision
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Le mode directif

image directif.jpg (18.0kB)
Avantages
  • rapide
  • efficace
  • responsabilisation du "décideur"
Inconvénients
  • possibles angles morts dans la décision
  • résistance au changement
  • non responsabilisation de tous

Le mode participatif

image directif.jpg (18.0kB)
Avantages
  • implication de tous
  • enrichissement des perspectives
  • plus large éventail de propositions
Inconvénients
  • risque de "facipulation" et donc de résistance à terme
  • déception des participants après le choix posé par le décideur

Le mode collaboratif

image directif.jpg (18.0kB)
Avantages
  • niveau élevé d'engagement
  • renforce l'adhésion du groupe
  • tient compte des apports de tous
Inconvénients
  • chronophage
  • peut créer une fatigue (processus engageant)
  • risque de préservation du groupe qui empêche de prendre des décisions

Décider ensemble

Un horizon

Dans le collectif, le rêve pourrait être de parvenir à passer du "On ne fait que ce qui est décidé" à "Tout ce qu in'est pas interdit est autorisé"
et donc indirectement de devoir décider le moins souvent possible ;-)

Dans un collectif, on se situe toujours entre 3 pôles : décider seul - décider ensemble - ne pas décider.
Quand on ne joue que sur un des pôles, ça cale très souvent.
Par exemple :
  • quand une seule personne décide de tout, très rapidement quand le projet grandit, elle n'est plus en capacité de décider tant les décisions sont nombreuses
  • le projet souffre et des décisions se prennent alors ailleurs, seuls et de manière chaotique OU ne se prennent plus du tout
  • => le résultat final est le plus souvent la mort du projet
  • il en est de même quand toutes les décisions sont prises ensemble. C'est chronophage, décourageant, bloquant !
    • le projet souffre et des décisions se prennent alors ailleurs, seuls et de manière chaotique OU ne se prennent plus du tout
  • => le résultat final est le plus souvent la mort du projet
image triangle_decision.png (40.9kB)
Un objectif : décider ensemble de qui a la légitimité pour décider seul de quoi. Le comment et le quand se font en délégation de confiance.
le projet peut alors vivre sans brider les inititiatives individuelles tout en gardant une cohérence.


Des outils numériques pour faciliter

Les désaccords

Concernant les désaccords, un conseil semble s'imposer : passer le temps nécessaire à creuser les différences de point de vue (sur quoi porte le désaccord ?) avant de passer aux solutions ou aux décisions.
Une fois le cadre du désaccord posé et si le dialogue autour de celui-ci ne parvient toujours pas à permettre de prendre une décision suffisamment partagée, le groupe est devant les choix suivants :
  • décider en votant à la majorité
  • ne pas décider et attendre que la situation et les points de vue évoluent
  • confier à une partie du groupe la responsabilité de mettre en oeuvre la décision en prévoyant une évaluation basée pour partie sur les objections de ceux qui sont en désaccords
  • creuser encore ce qui se cache derrière les désaccords

Pistes d'outils pour aider à prendre position et décider


En savoir plus

https://cooptic.be/licpro1/?DecideR : retrouvez les contenus ci-dessus avec un approfondissement sur les méthodes à disposition
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La gare centrale : la mémoire du groupe


Des photos de gares centrales

L'occasion de vous montrer un nouvel outil libre : piwigo, le gestionnaire de photos en ligne libre et son instance Colibris de photos sous licence Creative Commons https://photos.colibris-outilslibres.org !

Des exemples de gares centrales non virtuelles, photos de Laurent Marseault, publiées sous licence CC BY SA.



Des exemples en ligne, des pads et yeswikis essentiellement


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L'animateur du projet


Mais pourquoi piloter le projet ?

La question ne se pose pas quand on est dans un contexte professionnelle avec des engagements en terme de résultats et de délais. Mais quand on est dans un contexte plutôt bénévole avec des délais moins clairs et des objectifs plus fluctuants...
La question se pose.

L'animateur, un pilote de l'attention

Quelque soit le contexte dans lequel s’inscrit un projet, un pilotage est nécessaire et adapté.
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nécessaire

Car sans "règles de gestion", tous les projets sont en difficultés.
Rien de plus frustrant pour les participants à un projet collectif de voir celui-ci piétiner, voir avorter.
Le temps investi étant "coûteux" pour les bénévoles (bien plus que pour les "contraints"), la frustration d'un projet sans pilote où l'on s'épuise faute de règles est grande.
Les collectifs qui "produisent" (pour eux ou pour le monde) sont les collectifs qui perdurent (ou qui créent le plus de satisfaction de leurs membres).

Et pour produire, il faut se mettre d'accord, s'organiser, planifier... ce qui est d'autant plus facile quand on dispose d'un outil-méthode de pilotage.

adapté

On ne pilote pas un projet professionnel composé de 10 collègues comme on pilote un projet de 30 personnes bénévoles et encore moins un projet avec plus de 100 participants.

Bien que des recherches doivent encore être menées pour faire émerger de nouvelles méthodes de gestion plus adaptées aux collectifs d'aujourd'hui (avec beaucoup de participants "distants" et des objectifs parfois flous ou "sans délai"), il existe suffisamment de méthodes pour choisir la plus adaptée à son contexte.

Il faut donc accepter de sortir des méthodes traditionnelles (ou pire des non méthodes ;-)

Rappel

Piloter en attention plutôt qu'en intention :

  • Gérer un projet "en intention" : le coordonnateur prévoit dès le début les objectifs, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... < c'est la méthodologie de projet traditionnelle >
  • Gérer un projet "en attention" : l'animateur crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...), être ensuite à l’affût et réactif (proposer des supports pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif...). < méthodologie de projet coopératif >
L'animateur doit donc s'astreindre à se taire, à mettre ses idées de côté et plutôt privilégier une attitude d'écoute et d'observation.


Sources

https://cooptic.be/licpro1/?PourquoiGerer
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